Aanleiding

 Al enkele jaren wordt binnen het Nivon hetzelfde onkostenvergoedingenbeleid gevoerd. Daar was niks mis mee.

 

Echter op verschillende plekken binnen de vereniging wordt het lastig om vrijwilligers voor heel specifieke klussen te vinden. Her en der wordt ertoe over gegaan om voor deze werkzaamheden een hogere “onkostenvergoeding” te geven (eigenlijk een vrijwilligersvergoe­ding). Bijvoorbeeld het vinden van een vrijwilliger voor het schoonmaken van een Natuurvriendenhuis wil niet meer lukken, dus wordt er een cadeaubon tegenover gezet.

Ook de sterk gestegen benzine prijzen leiden soms tot een discussie over de hoogte van de kilometervergoeding.

 

Kortom er was genoeg aanleiding om het bestaande onkostenvergoedingenbeleid eens opnieuw te bekijken. Doel was het beoordelen of het gevoerde beleid nog voldoet aan de eisen die er vandaag de dag binnen het Nivon aan gesteld worden.

Deze bezinning op de onkostenvergoeding heeft geleid tot hernieuwde afspraken over welke onkosten wel en niet vergoed worden.

 

Uitgangspunten bij de regeling voor de onkostenvergoedingen

In principe gaat het Nivon er van uit dat het doen van vrijwilligerswerk voor het Nivon de vrijwilligers geen extra geld hoeft te kosten. Zou het doen van vrijwilligerswerk extra geld gaan kosten, dan zou dit een factor kunnen zijn waarom iemand besluit om geen vrijwilligerswerk (meer) te doen voor het Nivon, daarmee zouden we onszelf in de vingers snijden.

Alle reële gemaakte kosten ten behoeve van het werken als vrijwilliger kunnen door het Nivon aan alle vrijwilligers op declaratiebasis worden vergoed.

 

Niet alles kan helemaal, voor het volle pond, vergoed worden.

Bijvoorbeeld met betrekking tot de autovergoeding, de kilometervergoeding ligt niet op de € 0,30 per kilometer (of misschien zelfs nog een hoger bedrag bij duurdere auto’s). We hebben een lager bedrag vastgesteld. We vergoeden daarmee slechts de benzinekosten en een deel van de afschrijving en het onderhoud. Daarmee is de kilometervergoeding van de auto niet hoger dan de kilometervergoeding voor het openbaar vervoer. Met andere woorden het is niet aantrekkelijk gemaakt om met de auto te komen.

Kortom alleen de kosten die het gevolg zijn van de extra gereden kilometers kan men vergoed krijgen, omdat met betrekking tot de vaste lasten geldt dat men de auto immers toch al heeft en de kosten toch al heeft gemaakt.

 

Dit principe dat alleen de extra kosten gedeclareerd kunnen worden geldt voor deze hele onkostenvergoedingsregeling en dus ook voor alle gemaakte onkosten. Zo zouden bijvoorbeeld ook de extra gemaakte kosten aan de fiets vergoed kunnen worden.

 

Er is voor gekozen om voor alle vrijwilligers dezelfde regeling te laten gelden. Zouden we alle geledingen hierin vrij laten dan zou dat als mogelijke consequentie kunnen hebben dat leden van de ene afdeling overlopen naar een andere afdeling, of huiswachten alleen nog maar in dat ene Natuurvriendenhuis willen “werken”, omdat de onkostenvergoedingen daar beter zijn.

 

Binnen het Nivon heerst nauwelijks een declaratiecultuur. Integendeel, de vereniging is groot geworden door de kleine bijdragen die de leden het Nivon schonken. Het Nivon is daarmee nooit een rijke vereniging geweest. Men heeft de gewoonte om de kosten zo laag mogelijk te houden en weinig tot niets te declareren. Zo bestaat de lunch vaak uit zelfmeegebrachte broodjes.

Echter soms kan het aardig zijn, als je met een groepje vrijwilligers een hele dag druk voor het Nivon in de weer bent, dat een eenvoudige lunch wordt aangeboden. In deze uitzonderingsgevallen kunnen de kosten van de lunch gedeclareerd worden.

 

Het "belonen" van vrijwilligers, boven de onkostenvergoeding, is ongewenst en valt niet binnen het beleid. Alleen de werkelijk gemaakte onkosten worden vergoed. Los van de kosten zouden er ander snel ongelijkheden ontstaan met het risico van scheve ogen.

 

Welke onkosten komen voor vergoeding in aanmerking?

 

Onderstaande onkostenvergoedingsregeling geldt voor alle vrijwilligers van het Nivon.

Het uitgangspunt blijft dat alle daadwerkelijk gemaakte onkosten door een vrijwilliger binnen redelijke grenzen worden vergoed.

Binnen het Nivon gaan we ervan uit dat als leden actief willen zijn voor het Nivon hun dit niet op kosten mag jagen. Alle extra gemaakte kosten (boven op de kosten die men normaal gesproken toch al zou maken) mogen daarom gedeclareerd worden. Echter voor extraatjes is geen (financiële) ruimte.

 

De regels die hierbij gelden

De daadwerkelijk gemaakte onkosten moeten aangetoond worden door middel van bonnen, of anderszins aannemelijk gemaakt worden.

De originele bonnen worden bij de penningmeester ingeleverd (dit om de inzichtelijkheid en de controleerbaarheid van de financiën binnen het Nivon te kunnen garanderen).

Bij de aanschaf van materialen (zoals papier, schrijfgerei en dergelijke) zal altijd een punt van overweging zijn: de milieuvriendelijkheid van de producten. Vervolgens is natuurlijk de milieuvriendelijkheid in verhouding tot de prijs van belang.

Bij onkosten die moeilijk hard te maken zullen zijn, zoals bijvoorbeeld telefoonkosten, verdient het aanbeveling, dat bijvoorbeeld gedurende enkele (liefst representatieve) maanden wordt bijgehouden hoeveel tijd daadwerkelijk voor het Nivon aan de telefoon wordt doorgebracht en wat de kosten hiervan zijn. Deze bijgehouden maanden kunnen dan dienen als een gemiddelde voor de toekomst.

 

Reiskosten

In principe wordt ervan uitgegaan dat men reist met het Openbaar Vervoer in de tweede klasse. De reiskostenvergoeding is hierop gebaseerd.

 

Trein-, bus-, tram-, metrokosten worden volledig vergoed tegen inlevering van het treinkaartje, strippenkaart, of transactie overzicht van je OV Chipkaart. Valt een locatie niet te bereiken met het Openbaar Vervoer dan kunnen de kosten van een treintaxi tevens gedeclareerd worden (treintaxi wordt tot het Openbaar Vervoer gerekend).

Heeft het actieve lid een kortingskaart, dan wordt slechts het gereduceerde tarief vergoed. De vrijwilliger kan een deel van de aanschaf van de kortingskaart bij het Nivon declareren.

Het deel dat gedeclareerd kan worden is gelijk aan het deel (gemiddeld genomen) dat het actieve lid voor het Nivon reist in verhouding tot het privé reizen.

 

Omdat het Nivon ervan uitgaat dat in principe met het Openbaar Vervoer wordt gereisd, komt de hoogte van de kilometervergoeding van de auto niet boven de vergoeding voor het Openbaar Vervoer uit.

De kilometervergoeding is 0,19 Euro per kilometer.

Het aantal kilometers wordt in principe gerekend middels de kilometerteller, echter wel volgens de kortst mogelijke route, met een speling van maximaal 10%.

 

Nu doen er zich situaties voor waarbij met de auto gereisd moet worden, oorzaken:

• De hoeveelheid materialen die vervoerd moet worden is dermate groot dat redelijkerwijs niet verlangd kan worden dat een vrijwilliger dit per Openbaar Vervoer doet.
• Het vervoer van een minder valide.
• De bereikbaarheid van de afgesproken plek is dermate slecht dat redelijkerwijs niet verlangd kan worden dat het actieve lid met het Openbaar Vervoer komt.

Redelijkerwijs is in deze regelgeving de cruciale term. Redelijkerwijs is ter beoordeling aan de beheercommissie van het huis, het afdelingsbestuur, de coördinator van de reizengroep, het kantoor, etc.. Zij zijn de geëigende persoon (groep) die de situatie correct kunnen inschatten en beoordelen.

Echter dat een vrijwilliger er zelf voor kiest om met de auto te komen, vanwege het grotere gemak, de kortere reistijd, en de toch grotere luxe van het reizen per auto in vergelijking tot de trein mag niet een overweging in bovenstaand rijtje worden.

Is het, volgens bovenstaande getoetste redenen, noodzakelijk dat een vrijwilliger met de auto moet reizen dan geldt dezelfde kilometervergoeding van 0.19 Euro per kilometer.

 

Verblijfskosten

 Het Nivon staat voor een bepaalde soberheid, maar wel met kwaliteit. Een koekje bij de koffie, een lunch of het avondeten op kosten van het Nivon, kortom de verblijfkosten kunnen incidenteel gedeclareerd worden als het actieve lid de hele dag in de weer is voor het Nivon. Het kan echter niet zo zijn dat bijvoorbeeld de lunch en het diner structureel door het Nivon worden betaald. Bij de hoogte van de bedragen geldt de norm: goed maar sober. Een redelijk maximum voor de lunch is € 4,00 en een diner €  9,00.

 

Het op enigerlei “betalen” van vrijwilligers die bepaalde klussen doen waarvoor geen “gewone” vrijwilligers meer gevonden kunnen worden (ook door bijvoorbeeld het geven van cadeaubonnen etc.), wordt ten sterkste afgeraden. Voor het verstrekken van vrijwilligersvergoedingen wordt binnen het Nivon niet gekozen.

Als blijkt dat bepaalde klussen onbetaald, op vrijwillige basis niet meer zijn uit te voeren, dan zullen deze klussen in zijn geheel betaald uitbesteed moeten gaan worden aan een professionele instantie.

 

Onkostenvergoeding als gift

 De mogelijkheid bestaat dat de onkosten in het geheel niet gedeclareerd worden, maar dat deze kosten als een gift aan het Nivon geschonken worden.

Als de onkosten tot een zekere hoogte oplopen kan dat voor het actieve lid misschien een leuk belastingvoordeeltje opleveren.

 

Zowel het Nivon als de Stichting Natuurvriendenhuizen en Kampeerterreinen hebben een registratie als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Onder bepaalde voorwaarden zijn giften gedaan aan deze beide instellingen aftrekbaar als gift voor de Inkomstenbelasting. Voor verdere informatie hierover verwijzen we naar de website van de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl) of de Belastingtelefoon (0800 – 0543).

 

Sommige vrijwilligers kiezen ervoor om geen reiskosten of andere voor vergoeding in aanmerking komende kosten te declareren. Deze zijn dan ook als gift aftrekbaar onder bepaalde voorwaarden. Komt u er niet uit met de informatie van de Belastingdienst dan kunt u contact opnemen met het Landelijk Bureau.