Publiciteit

 

 

Alle media inzetten bij het maken van publiciteit is niet zinvol. Houd rekening met het beschikbare budget en de inzetbare werkkracht. Maar bedenk vooral ook goed wie je precies wilt bereiken en via welk specifiek medium dat het beste kan.

 

Hoe breder de te benaderen groep is, hoe strikter de volgende twee regels gelden:

- Het is zinnig om te proberen een boodschap op diverse manieren uit te dragen. Affiches, brieven, aankondigingen, krantenartikelen, enzovoort. Liefst tegelijkertijd en als dat niet kan, kort na elkaar. Aldus ontstaat een 'klimaat' voor onze activiteiten.

- Een boodschap één keer op mensen loslaten is goed. Maar verschillende keren is beter, liefst met wat variatie. Bij publiciteit geldt de 'kracht van de herhaling': een boodschap heeft tijd nodig om in te slijten.

 

 

Een plan

 

Zorg dat helder is wat je gaat vertellen voordat je naar buiten treedt. Informatie moet concreet zijn, goed geformuleerd en niet langdradig.

Vaak is werving voor activiteiten zowel sluitpost van de financiën als van de te besteden energie. Vaak heeft men zich kapot gewerkt om van allerlei ideeën goede activiteiten te maken. Wat dreigt, is dat de energie op is en dus de werving wordt afgeraffeld. Daarmee staan dan meteen alle werkzaamheden op de tocht. Want als de deelnemers uiteindelijk niet komen opdagen is het allemaal voor niets geweest. Met andere woorden: publiciteit is een onmisbare schakel in de activiteitenketting.

 

Daarom is het goed om een plan te maken hoe de publiciteit te regelen.

De volgende vier punten komen in zo’n plan in elk geval aan de orde.

 

- De vijf W’s en de ene H: Waarom, Wie, Wat, Waar, Wanneer en Hoe. Som ze kort maar krachtig op. Het is goed om dit zó te formuleren dat je daarmee direct naar buiten kunt treden. Hoe duidelijker de formulering, hoe beter de boodschap overkomt en hoe gemakkelijker ermee kan worden gewerkt. Dat wil zeggen: zonder onderlinge misverstanden. Gebruik niet teveel woorden, houd het kort. Publiciteit is informatie, geen poezie.

-  Maak een lijst met adressen, telefoonnummers en e-mail adressen van de (regionale) kranten, radio- en TV-zenders, kabelkranten, etc., die in aanmerking komen om benaderd en bewerkt te worden.

- Belangrijk is een realistische tijdsplanning en goede werkafspraken. Maak gezamenlijk uit wie zich met wat bezighoudt en waarom. Dat voorkomt misverstanden.

- Naar buiten treden kost geld. Het budget bepaalt in hoge mate welke middelen ingezet kunnen worden voor het werven van deelnemers. Adverteren in kranten is één manier om een breed publiek te bereiken, maar het kost wel handen vol geld. Het versturen van een persbericht kost alleen papier en postzegels.

Maak van tevoren een begroting waarin inkomsten en uitgaven ten aanzien van activiteiten overzichtelijk onder elkaar staan. Een kostenoverzicht kan voorkomen dat je halverwege, door geldnood gedwongen, je publiciteitscampagne op de schop moet nemen.

 

 

Activiteiten- en afsprakenschema
Wat moet gebeuren	Wie voert uit	Wanneer klaar	Opmerkingen

 

 Hieronder een voorbeeld van een plan ten behoeve van de publiciteit voor de organisatie van een Open Dag.

 

Activiteiten-  en afsprakenschema
Wat moet gebeuren	Wie voert uit	Wanneer klaar	Opmerkingen
Bericht en oproep naar verenigingsblad	Evelien	3 februari
Ontwerp poster en afspraken met drukker	Gerard	10 februari
Regelen stand en -materiaal	Ruud	25 februari
Schrijven folder met programma en vermenigvuldigen	Bert	25 februari
Verspreiden: folder aan leden /andere verenigingen/gemeenten	Bert & Gerard & Miriam	26 februari
Uitnodigingen schrijven/verzenden aan verwante organisaties	Evelien & Bert	28 februari
Persbericht met aankondiging Open Dag Nivon	Evelien	1 maart
Verzending van Persbericht	Evelien & Frans	2 maart
Poster klaar bij drukker	Gerard	2 maart
Vouwen posters, ten behoeve van meezending met Persbericht	Gerard e.a.	2 maart
Verspreiden poster, op prikborden openbare gelegenheden	Miriam	2 maart
Plakken Poster	Gerard & Bert & Frans	2-3 maart nacht
Nivon-toneelgroep inschakelen (sketches in park)	Miriam & Evelien	3 maart
Interview regelen voor streekkrant en regionale omroep	Evelien	4 maart

 

 Een persbericht…

 

…heeft altijd nieuwswaarde.

Elke dag verschijnen er stapels persberichten op de burelen van de redacties van kranten, radio en tv. De kwaliteit en vormgeving lopen sterk uiteen. Je hebt ze met goudkleurige briefhoofden (grote concerns) en op stencil met ezelsoren (ingeslapen actiegroep).

 

Het schrijven van een persbericht is een middel om in de publiciteit te komen. Een persbericht kan wervend zijn voor activiteiten. Daarin moet dus méér staan dan wie we zijn en wat we gaan doen. Volkomen oninteressant voor journalisten is een persbericht waarin alleen staat wat het Nivon als Nederlandse vereniging in het algemeen zoal nastreeft. Er zijn namelijk naast het Nivon nog duizend andere verenigingen. Die willen ook allemaal wat. Algemene opmerkingen of -nog erger- doelstellingen hebben dus geen enkele zin als informatie voor de media. Zorg voor een heldere, concrete aanleiding. Iets waarvan je vindt dat er nieuwswaarde in schuilt voor journalisten. Een open dag met bijzondere gasten, een spannend forum met opvallende of bekende sprekers, de publicatie van een nieuwe wandelpadengids, noem maar op.

 

Sommige gebeurtenissen hebben meer nieuwswaarde dan wij zelf denken. Wat voor ons 'gewoon' is, is dat nog niet voor een ander. Bedenk welke gebeurtenissen aanleiding geven om een persbericht te maken.

 

…moet gericht zijn

Richt de informatie vooral op die media waarvan waarschijnlijk is dat ze die informatie opnemen. Plaatselijke activiteiten halen meestal nooit de landelijke kranten, evenmin als het NOS-journaal. Je kunt het proberen, maar de kans is nihil. Plaatselijke bladen, huis-aan-huiskranten en de regionale of lokale omroep zijn echter gespitst op plaatselijk nieuws. Hier liggen veel meer kansen open. Schroom echter niet om bij landelijke activiteiten de landelijke pers en -omroepen te benaderen.

 

Daarnaast kun je bevriende en soortgelijke organisaties vragen ons bericht te publiceren en kunnen we ons bericht tevens toesturen aan de culturele raad, de gemeente en dergelijke. Maak een lijst van alle adressen die onze berichten moeten ontvangen. Dat kan later veel zoek- en speurwerk voorkomen! Stuur niet voor elke keutel een persbericht uit: dat is niet overtuigend en zorgt voor ‘slijtage’ van je persberichten.

 

Ook de aankondiging van een activiteit is een goede aanleiding om dat aan de media te melden. Ook dat is nieuws. Ook hierbij geldt natuurlijk weer: plaatselijke media kondigen plaatselijke activiteiten graag aan, in tegenstelling tot landelijke media.

 

We zien dat een persbericht dus verschillende functies kan hebben:

-   het van tevoren aankondigen van een activiteit of gebeurtenis, maar ook;

- een belangrijke bijeenkomst voorzien van achtergrondinformatie;

- aankondigen van besluiten;

- melden van acties of resultaten;

- enzovoorts.

 

 

Aandachtspunten bij een persbericht

 

Relatie met redactie

Een persbericht is niets anders dan een manier om informatie door te geven aan anderen, waarbij journalisten en redacties je doorgeefluik zijn. Dit betekent dat de kwaliteit van je informatie-overdracht niet alleen bepaald wordt door de kwaliteit van je persbericht, maar ook en vooral door de kwaliteit van je relatie met het doorgeefluik. Met andere woorden: investeer in het opbouwen van een relatie met redacties.

 

-   Adresseer het bericht zo mogelijk aan de desbetreffende redacteur. Wanneer bekend is welke redacteur -of redactieafdeling- jouw nieuws behandelt, ontstaat vaak een directer contact dan wanneer het persbericht slechts gericht is aan de redactie. Bovendien komt je brief onmiddellijk op het goede bureau terecht. Vaak is bijvoorbeeld de redacteur van de aankondigingrubriek al een bekende. Persoonlijk contact met redacteuren doet soms wonderen.

 

-   Uitsturen van persberichten vereist ook enig belangrijk nawerk. Informeer enkele dagen na verzending telefonisch of het persbericht is aangekomen en of het geplaatst wordt. Bij ja is dat leuk om te weten. Bij nee vraag je na om welke reden jouw bericht niet in aanmerking komt. Bij een volgende gelegenheid kan hiermee rekening worden gehouden. Bovendien is er aldus toch contact gelegd, hetgeen voordelig kan zijn.

 

-   Het beste is eigenlijk wanneer op de redactie een soort automatisme is ingegroeid. We bedoelen dit: een brief van het Nivon komt ter redactie. 'Kees, voor jou', zeggen de collega's, 'brief van het Nivon'. Kees leest het persbericht snel door, geeft er enige halen en krassen langs ten behoeve van zijn eindredacteur en levert het bericht ter eindredactie in. Aankondigingen van het Nivon zijn geen probleem op deze redactie. Want ze worden elke maand gedaan.

 

Lay-out

-   Schrijf nooit met de hand, maar gebruik een schrijfmachine, computer, flop of E-mail.

 

-   Beschrijf het papier maar aan één kant en gebruik bij voorkeur papierformaat A4. Ook bij de vermenigvuldiging van het persbericht: enkelzijdig bedrukken!

 

-   Zet er in grote letters boven: PERSBERICHT.

 

-   Een duidelijk opschrift, zoals een briefhoofd of logo (Nivon-vignet) is gewenst.

 

-   Zet er altijd een datum boven.

 

-   Een pakkende, simpele kop (onder het woord PERSBERICHT) geeft de informatie meer nadruk.

 

-   Laat aan beide kanten veel witruimte, zodat de redactie in de kantlijnen eventueel aantekeningen kan maken.

 

- Je kunt een foto (liefst portret formaat en zwart-wit) of extra informatie bijvoegen als deze direct slaat op het onderwerp van het persbericht. Voorzie de foto van een (niet te lang) bijschrift, zet tevens de naam (met eventueel adres en telefoonnummer) van de fotograaf op de achterzijde.

 

-   Voorzie persbericht en begeleidend briefje altijd van een afzender: naam, adres en telefoonnummer van een -goed bereikbaar- contactpersoon.

 

- Vermeld eventueel dat je graag bereid bent om één en ander mondeling verder toe te lichten.

 

-   Zet aan het slot: einde persbericht. Is het bericht langer dan één pagina (wat niet de voorkeur heeft, beperk je tot tussen de 200 en 500 woorden), zet dan onder de laatste zin van de eerste pagina: wordt vervolgd. Zo houd je rekening met de soms rommelige redactieburelen, waar wel eens iets kwijtraakt.

 

 

Taal en inhoud

-   Vermeld de essentie en de nieuwswaarde in de eerste alinea, vertel meer in de tweede, enzovoort. Zorg dat de eerste alinea’s antwoord geven op de vragen: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe, oftewel 'de vijf W’s en de ene H'. Dat maakt het voor een redactie mogelijk om van onderaf weg te strepen wanneer het bericht te lang uitvalt.

 

-   Vermeld in één persbericht nooit meer dan één activiteit, gebeurtenis of onderwerp.

 

-   Schrijf in dagbladstijl: kort, zakelijk, helder en actief ('Het Nivon organiseert' in plaats van 'door het Nivon wordt ..... georganiseerd'). Schrijf in de derde persoon, behalve wanneer je citeert ('Het Nivon is van plan .....', in plaats van 'Wij zijn van plan .....').