Hoe omgegaan wordt met persoonlijke gegevens 

 

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft regels ter bescherming van de privacy van burgers. De wet treedt op 1 september 2001 in werking.

De Wbp geeft de burger meer rechten. De burger heeft het recht om te weten wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt. Hij mag zijn gegevens inzien en corrigeren en kan in veel gevallen bezwaar maken tegen het gebruik van zijn persoonsgegevens.
Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer plichten. Een organisatie mag persoonsgegevens alleen verzamelen en verwerken als daar een goede reden voor is of als de betrokken burger daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Ook moeten zij in veel gevallen de burger laten weten wat zij met zijn gegevens (gaan) doen.

 

De wet bescherming persoonsgegevens is van toepassing op de ledenadministratie van de vereniging Nivon. In het kader van de nieuwe wet zijn wij verplicht om nieuwe regels op te stellen. Deze regels staan in deze gedragscode. Iedereen in de vereniging, die gebruik maakt van de gegevens van de ledenadministratie, is verplicht naar deze code te handelen.

 

 

Doelstelling van de ledenadministratie en relatieadministratie

 

Binnen de vereniging Nivon wordt een ledenadministratie bijgehouden. Het doel daarvan is het beheer van een persoonsbestand van de leden van het Nivon, ten behoeve van:

-       verzendingen en informatieverstrekking

-       de indeling van de leden over de afdelingen en groepen

-       ledenwerving

-       administratie rond activiteiten

-       de registratie van financiële verplichtingen waaronder de contributie

-       de controle van rechtmatigheid van eventuele ledenkortingen

-       de registratie van een aantal taken van leden

-       managementinformatie

Alle gegevens die worden verzameld en geregistreerd zijn dienstbaar aan deze doelen.

 

Naast registratie van leden wordt tevens een administratie bijgehouden van relaties:

-       Contactpersonen bij bedrijven waarvan diensten worden benut

-       Contactpersonen bij verwante organisaties

-       Gebruikers (niet leden) van diensten van de vereniging, i.v.m. de betaling van deze dienst.

-       Personen die zich hebben opgegeven voor het periodiek ontvangen van informatie.

 

Het doel van deze administratie is gegevensbeheer ten behoeve van:

-       verzendingen

-       informatieverstrekking

-       ledenwerving

-       managementinformatie

 

 

Gebruik van de gegevens

 

De gegevens van de ledenadministratie worden gebruikt om zendingen naar de leden te versturen, zoals het ledenblad en de lidmaatschapskaarten. Tevens wordt binnen de ledenadministratie bijgehouden of een lid de jaarlijkse contributie heeft voldaan.

Incidenteel worden de gegevens gebruikt ten behoeve van ruilmailingen, met het doel ledenwerving, bekendheid geven aan (onderdelen van) de vereniging en aan aanbiedingen van verwante organisaties De gegevens worden daarbij alleen door het Nivon zelf benut en nimmer uitgegeven aan derden.

Aan de secretarissen van de afdelingen van het Nivon wordt periodiek doorgegeven welke leden zijn ingedeeld in de betreffende afdeling, zodat de afdelingen deze leden kunnen aanschrijven, danwel een lokaal ledenblad kunnen toesturen.

Daarnaast worden de gegevens gebruikt om na te gaan of leden, die geen lidmaatschapsbewijs bij zich hebben, lid zijn, en dus recht hebben op bepaalde kortingen. Om dit te kunnen doen krijgen degenen die dit moeten controleren, periodiek de beschikking over een ledenbestand op CD-rom.

Door vermelding van een functie in de vereniging, worden delen van het ledenbestand gebruikt voor specifieke zendingen.

De gegevens uit het relatiebestand worden gebruikt voor specifieke zendingen, gericht op de betreffende contactpersonen, danwel algemene informatie van het Nivon, zoals het ter informatie toezenden van het ledenblad. Gegevens m.b.t. geografische spreiding en wijze van aanmelding worden gebruikt voor de analyse t.b.v. de ontwikkeling van managementinformatie

 

 

Recht op verzet

 

Leden kunnen bezwaar maken tegen het benutten van hun gegevens voor ruilmailingen. Binnen de ledenadministratie wordt dit zodanig verwerkt, dat deze leden nooit post van derden kunnen ontvangen.

Jaarlijks wordt de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen benutting van de gegevens voor ruilmailingen in het ledenblad bekend gemaakt.

 

 

Wijze van verkrijging van gegevens

 

De leden schrijven zich in als lid door middel van een inschrijfformulier. Op het inschrijfformulier staat vermeld waarvoor de informatie wordt gevraagd. De gegevens van het inschrijfformulier worden vervolgens ingebracht in de ledenadministratie.

Wijzigingen van gegevens worden door het betrokken lid schriftelijk doorgegeven aan de ledenadministratie. Deze gegevens worden vervolgens verwerkt in de ledenadministratie. Na verwerking worden de onjuiste gegevens niet langer gebruikt.

Bij de gegevens van leden op CD-rom, die aan de huiswachten op de natuurvriendenhuizen ter beschikking worden gesteld, worden de wijzigingen meegenomen bij de eerstvolgende vervanging.

Relatiegegevens van contactpersonen worden verzameld, d.m.v. visitekaartjes, bedrijfsnota’s e.d.

Gegevens van overige niet-leden worden verzameld d.m.v. inschrijving bij een activiteit of door het innemen van formulieren of bonnen. Op de formulieren en bonnen staat vermeld dat de gegevens worden opgenomen in een administratie.

 

 

Mutaties in het ledenbestand en relatiebestand.

 

Uitsluitend de medewerkers van het landelijk bureau hebben het recht om mutaties aan te brengen in de gegevens van de ledenadministratie alsmede het relatiebestand.

 

 

Recht van inzage

 

Ieder lid kan schriftelijk bij de ledenadministratie opvragen welke gegevens van hem/haar zijn opgeslagen binnen de ledenadministratie van het Nivon. Binnen vier weken wordt door de ledenadministratie verstrekt:

-       een volledig overzicht van de gegevens van betrokkene

-       de wijze van verwerking

-       een overzicht van de gebruikers van de gegevens

-       een bewijs van herkomst van de gegevens (mits niet te ver in het verleden liggend)

Een relatie kan op dezelfde wijze deze gegevens opvragen.

 

 

Inzage in het ledenbestand door derden

 

De medewerkers van het landelijk bureau hebben recht op inzage in het ledenbestand.

Inzage in een deel van de ledenadministratie hebben de secretarissen van de afdelingen, die periodiek een uitdraai ontvangen van de leden die zijn ingedeeld in hun afdeling. Dit recht hebben tevens de huiswachten op de natuurvriendenhuizen- en kampeerterreinen, die moeten controleren of iemand daadwerkelijk lid is, bij ontbreken van een lidmaatschapsbewijs.

Het relatiebestand kan uitsluitend worden geraadpleegd door medewerkers van het landelijk bureau.

 

Bewerking van de gegevens

 

Ten behoeve van de uitgifte van lidmaatschapskaarten en nota’s voor contributie is door het Nivon een extern bedrijf ingeschakeld (de bewerker). Met dit bedrijf is een overeenkomst gesloten waarin is bepaald:

-          dat de bewerker voldoende waarborgen biedt met betrekking tot de technische en organisatorische beveiliging van de gegevens;

-          dat de bewerker de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van het Nivon verwerkt;

-          dat de bewerker de beveiligingsverplichtingen van het Nivon nakomt;

-          dat het Nivon het recht heeft om bij de bewerker toe te zien of de beveiligingsverplichtingen worden nageleefd.

Steekproefsgewijs zal een medewerker van de ledenadministratie de beveiliging bij de bewerker controleren.

 

 

Beveiliging van de gegevens

 

Op het landelijk bureau van het Nivon is de ledenadministratie ingericht op een geautomatiseerd systeem. Inzage is op een aantal pc’s mogelijk. Deze pc’s zijn beveiligd met een wachtwoord.

Onbevoegden hebben geen toegang tot de werkruimten van het landelijk bureau.

Medewerkers dienen erop toe te zien dat bezoek geen inzage heeft in de gegevens van de ledenadministratie en de relatieadministratie.

Secretarissen van afdelingen die periodiek een lijst ontvangen met de gegevens van leden die behoren tot hun afdeling, dienen er zorg voor te dragen dat deze gegevens zodanig worden bewaard dat onbevoegden daar geen toegang toe hebben.

Huiswachten, die beschikken over een Cd-rom met de ledenadministratie behoren er zorg voor te dragen dat deze informatie uitsluitend in de pc wordt gebruikt, wanneer zij daar zelf bij aanwezig zijn. Na afloop dient de Cd-rom uit de pc te worden gehaald en afgesloten opgeborgen te worden in de huiswachtenruimte.

 

 

Geheimhoudingsplicht

 

Ieder die recht op inzage heeft in (een deel van) de leden- en relatieadministratie van het Nivon heeft een geheimhoudingsplicht over deze gegevens. Het is verboden om informatie over leden aan derden te verstrekken danwel anders te gebruiken, buiten de directe doelen zoals bovenomschreven.

 

Amsterdam, 01-09-2001