5 Afwegingen tot succes

 

 

Om mensen te interesseren voor activiteiten is het handig om te weten wat we precies willen bieden met onze activiteit en waarom we de activiteit willen organiseren. Wie willen we bereiken: alleen leden of juist ook mensen van buiten? Waar en wanneer vindt de activiteit plaats? Hoe maken we dat bekend? Alleen via het verenigingsblad? Of ook via andere media?

 

De volgende afwegingen kunnen een leidraad bieden:

- het doel dat we willen bereiken: waarom;

-   het aanbod dat we doen: wat;

- de groep die we willen bereiken: wie;

-  de plaats en het tijdstip van de activiteit: waar en wanneer;

- de manier waarop we de activiteit bekendheid geven.

 

 

Het doel: waarom

 

Bedenk voor alles waarom we een activiteit willen organiseren. Alleen door vooraf te bepalen wat het doel is van de activiteit, kan achteraf beoordeeld worden of het een geslaagde bezigheid is geweest.

Verschillende doelen zullen ook verschil in aanpak opleveren. Wil je nieuwe actieve leden werven, wil je een gezellige avond organiseren, wil je kennis overdragen, al deze doelen zullen een andere aanpak vergen.

 

Het aanbod: wat

 

Voor ook maar iets gedaan wordt moet duidelijk zijn wat we precies willen aanbieden. Dat wat we willen organiseren zal nauw aan moeten sluiten bij het waarom van de activiteit.

Dit lijkt vanzelfsprekend, maar op dit gebied worden veel fouten gemaakt. Vaak is (nog) niet duidelijk wat we precies willen aanbieden en wat het doel is van de activiteit. Toch wordt er dan al materiaal verspreid om mensen te interesseren.

Voor goede publiciteit en werving zijn keuzes nodig. Stel duidelijk vast wat je wilt en wil niet teveel.

 

Bijvoorbeeld het idee van een gecombineerde foto-fietstocht. Vaak is kiezen beter: of fietsen óf fotograferen, beide tegelijk is veel moeilijker. Een tevoren uitgestippelde fietsroute zou in zo'n geval moeten corresponderen met een boeiend foto-onderwerp. In het wilde weg bijtjes en bloemetjes schieten is geen groepsfotografie. De voorbereiders en begeleiders moeten tevoren een gedegen idee hebben. Hoe het allemaal gaat verlopen weten zij al in grote lijnen. Daarover hoeven de deelnemers niet nog eens rond de tafel zitten. Want zij komen om te fietsen en te fotograferen.

Er is vanzelfsprekend inspraak. Wanneer keuzes niet vóór de publiciteit gemaakt worden is de kans groot dat het toeval die voor je maakt.

 

 

Welke mensen: wie

 

Ook moet vooraf duidelijk zijn wie je wilt bereiken.

Er is een groep mensen die bekend is: de leden. Onze leden zijn de meest aangewezenen om aan activiteiten deel te nemen. Daarvoor zijn ze lid. Onze doelstellingen zijn de hunne. Van belang is echter om aan te voelen wat de leden beweegt. Waarvoor interesseren zij zich, welke activiteiten spreken hen aan? Er zijn vele groepen onder ons ledenbestand. Vragenlijsten of enquêteformulieren helpen maar weinig. Want de antwoorden hangen altijd voor een deel af van hetgeen in hun omgeving al aan activiteiten opgezet werd.

De reacties zeggen dus meestal meer over wat gedaan is dan wat gedaan moet worden. Mensen vertonen nu eenmaal de neiging om in hun waardering voor een activiteit te refereren aan het bekende en aan de al of niet-aanwezigheid van activiteiten.

Vandaar dat we hier spreken van aanvoelen wat de leden willen, in plaats van weten of onderzoeken.

Niet alleen de eigen leden, maar ook anderen kunnen worden aangesproken door onze activiteiten. Zeker wanneer het om activiteiten gaat die wij samen met andere organisaties willen opzetten

 

Toorts, regio- en afdelingsbladen zijn best belangrijk, maar beperk de publiciteit (óók voor ledenactiviteiten) daar niet toe. Wanneer je een ledenactiviteit elders aandacht kunt geven, nemen ook buitenstaanders daarvan kennis. Zo krijgen ook anderen onder ogen wat onze vereniging doet. Dat is reclame voor het Nivon, wat nieuwe leden kan opleveren.

Activiteiten die zowel op leden als niet-leden gericht zijn moet je zeker niet beperken tot aankondigingen in het eigen verenigingsblad. Een aanzienlijke publieksgroep zou niet bereikt worden. Juist bij breder opgezette activiteiten is publiciteit via andere media hard nodig.

 

 

Plaats: waar

 

Duidelijk moet zijn wáár een activiteit plaatsvindt en wanneer.

Het is niet handig om een activiteit bekend te maken voordat je hebt vastgesteld waar en wanneer die activiteit plaatsvindt. Dat geeft verwarring. Mensen horen of lezen dat bericht, maar weten vervolgens niet waar ze heen moeten. Voor al deze mensen is 'een tweede ronde' in de publiciteit nodig. Dat kost onnodige moeite, extra tijd en verlies van potentiële deelnemers.

 

Naast plaats en aanvangstijdstip is ook de toegangsprijs belangrijk. Die prijs kan voor sommigen een drempel zijn. Aan de andere kant: wanneer je iets te bieden hebt mag je daarvoor ook gerust iets vragen, zeker wanneer fikse kosten zijn gemaakt. Vraag in zo'n geval gewoon wat meer entreegeld. Te lage toegangsprijzen zijn uit de tijd. Zet de deur dán gratis open. Maar houd wel in het achterhoofd dat onze leden ook contributie betalen. Dus hef geen theatertarief. Activiteiten die ook voor niet-leden bedoeld zijn lenen zich in het algemeen voor een wat hogere toegangsprijs.

 

Dat wat een deelnemer overheeft voor deelname is méér dan het entreegeld. Er wordt vaak meer van de deelnemers gevraagd als ze meedoen aan een programma. De meeste mensen werken overdag (al dan niet buitenshuis) en zijn dus 's avonds moe. De extra inspanning die gevraagd wordt is ook onderdeel van de 'prijs'.

 

 

Het tijdstip: wanneer

 

En dan de tijd. De tijd is voor veel mensen een belangrijke overweging om wel of niet aan een activiteit mee te doen. Soms spelen ook reistijd en -kosten naar de plaats van samenkomst een rol. Niet iedereen heeft een auto en zeker buiten de grote steden is het openbaar vervoer vaak wat mager.

 

Ook kan het aanvangstijdstip een belangrijke rol spelen in het wel of niet deelnemen. Vraag niet het onmogelijke (denk aan mensen met kinderen).

 

Ook kunnen mensen een gevoelsmatige weerstand hebben, ook al zijn zij in onze activiteiten geïnteresseerd. Onzekerheid over wat er tijdens een bijeenkomst gaat gebeuren, over wie de andere deelnemers zijn, over het gebouw, over de begeleider. Al deze drempels kunnen als deel van de 'prijs' een rol spelen.

 

Een lage 'prijs' betekent dus ondermeer dat je met deze offers zoveel mogelijk rekening houdt. Je kunt gevoelsmatige weerstanden verkleinen, bijvoorbeeld door er bij te vertellen wie er nog meer zijn uitgenodigd, of wie al eerder aan de activiteit deelnam. Dat kan bij nieuwe mensen herkenning bieden, waardoor zij kunnen worden aangespoord. Het stimuleert wanneer je ziet dat een paar goede kennissen al eerder meededen. Zeker als zij erover goed te spreken waren. Dan teken je toch in?

 

In de aankondiging kan tevens vermeld worden wie de activiteit opgezet heeft en wie het begeleidt. Dergelijke informatie kan de afstand verkleinen.

 

 

De manier waarop

 

Pak de afwegingen als één geheel aan. Om twee redenen:

- Er zit een volgorde in de vijf afwegingen: doel, aanbod, groep, plaats/tijdstip en de manier waarop activiteiten bekendheid krijgen. Eerst bepaal je waarom en welk aanbod je wilt doen, vervolgens welke groep mensen je wilt bereiken. Dan worden plek en tijdstip van de activiteit vastgesteld en eventueel toegangsprijs. Pas als laatste komt de vraag aan de orde hoe je de activiteit bekendheid geeft.

-   De vijf afwegingen hangen nauw met elkaar samen. Gerichtheid op een bepaalde groep mensen heeft gevolgen voor de aard van het aanbod, maar evenzeer voor de plaats, het tijdstip en voor de manier waarop we die activiteit bekendheid geven. De keuze voor een bepaald aanbod heeft bovendien consequenties voor de andere vier afwegingen. Meestal kiezen wij in onze vereniging eerst de groep mensen die wij met onze activiteiten willen bereiken, namelijk onze leden. Maar in een ander geval staat het onderwerp het eerst vast. Zoals bijvoorbeeld een bijeenkomst rond natuur en milieu van het Waddengebied.

Als overzicht over de vijf bovenbeschreven afwegingen is het volgende schema handig om goed te kunnen werven voor een activiteit:

 

Waarom	Wat	Wie	Waar en wanneer	Bekendmaking
doel	aard activiteiten	leden	verenigingsgebouw	afdelingsblad
	wat bied je aan	niet-leden	elders	Toorts
		beiden	datum	kranten
			tijdstip	radio, etc.